Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR” o “Regolamento”), 3T Hub S.r.l. fornisce le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali dei sottoscrittori, dei referenti e delle persone di contatto di contratti, convenzioni, accordi, ordini, offerte e altri atti analoghi (di seguito, gli “Atti”) stipulati o gestiti da 3T Hub S.r.l. nell’ambito della propria attività

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è 3T Hub S.r.l., con sede legale in Via Gandhi 2, 20017 Rho (MI), Codice Fiscale e Partita IVA 12123670965, PEC 3t-hub@pec.it, in persona del legale rappresentante pro tempore.

Per qualsiasi richiesta in materia di protezione dei dati personali è possibile contattare il Titolare all’indirizzo PEC 3t-hub@pec.it oppure all’indirizzo all’indirizzo email segreteria@3t-hub.com

2. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

3T Hub S.r.l., in ragione della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, non rientra tra i soggetti tenuti alla nomina obbligatoria del Responsabile della Protezione dei Dati ai sensi dell’art. 37 GDPR. Le richieste relative al trattamento dei dati personali possono essere indirizzate direttamente al Titolare ai recapiti indicati al punto 1.

3. Categorie di dati trattati, finalità e base giuridica

Nell’ambito della stipula e gestione degli Atti, 3T Hub S.r.l. tratta le seguenti categorie di dati personali riferiti ai sottoscrittori e/o ai referenti e alle persone di contatto delle controparti (clienti, fornitori, partner): dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, ruolo/qualifica, indirizzo e-mail, PEC, telefono), dati identificativi fiscali (codice fiscale, partita IVA), dati contenuti nella firma e, ove necessario per la fatturazione, coordinate bancarie.

I dati sono trattati per le seguenti finalità e sulla base delle seguenti basi giuridiche:

• stipula, esecuzione e gestione dell’Atto, incluse le attività propedeutiche alla conclusione dello stesso (es. offerte, preventivi) — base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione di un contratto o misure precontrattuali);
• adempimento di obblighi legali, fiscali, contabili e amministrativi connessi all’Atto (es. fatturazione, normativa antiriciclaggio ove applicabile, conservazione documentale) — base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR;
• tutela dei diritti di 3T Hub S.r.l. in caso di contenzioso relativo all’Atto — base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (legittimo interesse del Titolare a far valere o difendere un proprio diritto).

Il conferimento di dati relativi a persone giuridiche (ragione sociale, P.IVA) non costituisce trattamento di dati personali ai sensi del GDPR, che si applica alle sole persone fisiche.

4. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato, anche con l’ausilio di strumenti informatici, dagli amministratori e dai collaboratori di 3T Hub S.r.l. autorizzati al trattamento, che hanno ricevuto specifiche istruzioni in ordine alle finalità e alle modalità del trattamento, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza di cui all’art. 5 GDPR.

5. Tempi di conservazione

I dati personali sono conservati per tutta la durata dell’Atto e, successivamente, per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi di legge applicabili (in particolare la conservazione della documentazione contabile e fiscale per dieci anni ai sensi dell’art. 2220 c.c. e della normativa fiscale vigente) nonché, ove necessario, per il termine di prescrizione ordinaria previsto dall’art. 2946 c.c. Il termine è esteso per l’ulteriore periodo necessario in caso di contenzioso, fino alla sua definizione.

6. Destinatari e categorie di destinatari

Per le finalità sopra indicate, i dati personali possono essere comunicati, oltre che agli amministratori e collaboratori autorizzati di 3T Hub S.r.l., ai seguenti soggetti, che trattano i dati in qualità di responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR o di autonomi titolari:

• commercialista e consulente del lavoro incaricati della tenuta della contabilità e degli adempimenti fiscali e contributivi;
• fornitori di servizi informatici e gestionali (es. piattaforma gestionale Odoo, servizi di posta elettronica e PEC, servizi cloud) nominati responsabili del trattamento;
• istituti di credito, per la gestione dei pagamenti connessi all’Atto;
• autorità pubbliche e organi di vigilanza e controllo, nei casi previsti dalla legge.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento nominati da 3T Hub S.r.l. può essere richiesto scrivendo ai recapiti indicati al punto 1.

7. Trasferimento dei dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo

La piattaforma gestionale Odoo e il servizio di firma digitale Aruba utilizzati da 3T Hub S.r.l. ospitano i dati su server ubicati nell’Unione Europea e non comportano trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).

Per i servizi cloud Google (Google Cloud/Google Workspace), l’eventuale trasferimento di dati personali verso gli Stati Uniti è disciplinato dalla decisione di adeguatezza della Commissione Europea relativa all’EU-U.S. Data Privacy Framework (Decisione di esecuzione (UE) 2023/1795 del 10 luglio 2023), sulla base della quale Google LLC risulta autocertificata. Tale decisione consente il trasferimento senza necessità di ulteriori garanzie specifiche, fatto salvo il monitoraggio periodico che 3T Hub S.r.l. si impegna a effettuare circa la persistenza dei presupposti di adeguatezza.

Qualora, per l’erogazione di ulteriori servizi, si rendesse necessario un trasferimento di dati verso Paesi extra-SEE non coperti da una decisione di adeguatezza, lo stesso avverrebbe nel rispetto delle garanzie previste dal Capo V del GDPR (ad esempio tramite clausole contrattuali standard).

8. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali sopra indicati è necessario per la stipula, la sottoscrizione e la gestione dell’Atto. Il mancato conferimento comporta l’impossibilità di dare corso al rapporto contrattuale o precontrattuale.

9. Diritti dell’interessato e modalità di esercizio

Nei casi e nei limiti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, l’interessato può richiedere al Titolare, ai recapiti indicati al punto 1:

• la conferma dell’esistenza di un trattamento di dati personali che lo riguardano e l’accesso agli stessi (art. 15);
• la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti (art. 16);
• la cancellazione dei dati, nei casi previsti (art. 17);
• la limitazione del trattamento (art. 18);
• la portabilità dei dati, ove applicabile (art. 20);
• l’opposizione al trattamento, per motivi connessi alla situazione particolare dell’interessato, quando la base giuridica è il legittimo interesse (art. 21).

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione del GDPR ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), ai sensi dell’art. 77 GDPR, oppure di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell’art. 79 GDPR.